De Commissie van Beroep

Geregeld zien we dat coöperaties kiezen voor het instellen van een Commissie van Beroep. De beweegredenen om te komen tot een dergelijke beroepsinstantie zijn divers, en ook de wijze waarop deze commissie functioneert en de inrichting ervan, verschillen van coöperatie tot coöperatie. In dit artikel duiken we in de wereld van de Commissie van Beroep.

Iedere coöperatie kent een bestuur en een ledenorgaan, te weten een algemene vergadering of een ledenraad. Vaak zien we daarnaast ook een toezichthouder; een raad van commissarissen of een raad van toezicht. Sommige coöperaties kennen daarnaast een districtsraad, een jongerenraad, en/of een raad van advies. De commissie van beroep als zodanig kent een redelijk bescheiden bekendheid.

Een commissie van beroep kan uitkomst bieden als er een geschil speelt tussen een lid en het bestuur of een ander orgaan. Deze commissie wordt gezien als een onpartijdige derde, maar wel binnen eigen (coöperatieve) geledingen.

Een alternatief kan zijn arbitrage of een gang naar de gewone rechter. Iedere keuze kent uiteraard voor- en nadelen. Een raad van arbitrage heeft vaak specialistische kennis van een bepaalde sector. Maar specialistische (technische) kennis van zaken op een bepaald vlak is niet hetzelfde als kennis en ervaring hebben op het gebied van rechtspreken. Ook geldt dat een procedure via arbiters vaak duurder is dan een gang via de commissie van beroep of via de burgerlijke rechter. Een gewone rechter kost geen honorarium; er wordt uitsluitend betaald voor het griffierecht. Bij arbitrage wordt er naast de griffiekosten ook het honorarium van de arbiter(s) betaald.

Een procedure via de commissie van beroep of arbitrage kent doorgaans een kortere doorlooptijd dan een gang naar de gewone rechter. De rechterlijke macht is overbezet waardoor er lange wachttijden kunnen ontstaan. Een ander verschil is dat je van een uitspraak van de gewone rechter nog in beroep kunt gaan, terwijl de uitspraak in geval van arbitrage of een commissie van beroep in beginsel een eindbeslissing is. Deze gang biedt partijen dus eerder zekerheid omtrent de eindbeslissing.

Tot slot kan als voordeel van zowel arbitrage als de commissie van beroep worden genoemd dat de behandeling van de zaak alsmede de uitspraak zelf in principe niet openbaar is; deze dient vertrouwelijk te worden behandeld. Dit in tegenstelling tot de gewone rechter.

Onze commissie van beroep bestaat uit 5 personen waarvan er 2 worden benoemd door onze raad van commissarissen, en de overige 3 worden benoemd door de algemene vergadering op bindende voordracht van het bestuur. Om volstrekte onafhankelijkheid en onpartijdigheid te borgen hebben wij ervoor gekozen dat een lid van de commissie van beroep een externe moet zijn en dus geen lid van de coöperatie mag zijn, noch bestuurder noch lid van de raad van commissarissen. Qua profiel zoeken we mensen die de ondernemerstaal begrijpen en voor de ondernemers toegankelijk zijn. Een jurist moet deel uitmaken van de commissie. De commissieleden worden benoemd voor een periode van 3 jaar en zijn herkiesbaar. Een lid van de commissie ontvangt een vergoeding zodra een casus zich aandient.

Ieder lid (we kennen circa 535 ondernemers die een Primera winkel exploiteren en 2 tabaksfabrikanten) dat meent dat hij door een handelen of nalaten van de coöperatie als zodanig direct in zijn belang is getroffen, kan nadat de klacht door het bestuur is behandeld en afgewezen, ter zake binnen drie weken na datum van het gewraakte besluit schriftelijk bezwaar indienen bij de commissie. Daarna behandelt de commissie alle geschillen over de vraag of bepalingen van de statuten formeel juist zijn uitgelegd en/of toegepast.

In een apart Reglement Commissie van Beroep hebben we transparant het te volgen proces vastgelegd. Hierbij is van belang dat de kwestie eerst aan het bestuur is voorgelegd en niet tevens bij een rechter aanhangig is gemaakt. Nadat de commissie heeft besloten het bezwaar in behandeling te nemen, stelt ze uit haar midden een commissie van 3 personen vast, die het bezwaar feitelijk zullen behandelen. Beide partijen (coöperatie en bezwaar makend lid) worden door de commissie gehoord. Zij mogen zich door een deskundige/ raadsman laten bijstaan.

Formeel geldt de beslissing van de commissie van beroep als een bindend advies. Dit betekent dat het advies uitsluitend door de gewone rechter kan worden vernietigd als de uitspraak in verband met de inhoud of wijze van totstandkoming naar de maatstaven van redelijkheid en billijkheid onaanvaardbaar zou zijn. Als niet binnen 3 maanden de uitspraak aan de gewone rechter is voorgelegd, is daarmee de uitspraak onaantastbaar geworden.

Bij Primera staat samenwerking hoog in het vaandel. Toch kan het wel eens schuren. Hoewel we ons uiteraard enorm zullen inspannen om er met het betreffende lid uit te komen, kan het voorkomen dat dit niet lukt. Een stap naar de rechter kan een lid als te groot ervaren, terwijl een eigen commissie van beroep laagdrempeliger is. Alleen al het feit dat deze commissie van beroep bestaat zorgt er al voor dat onze leden weten dat ze ergens terecht kunnen als er een geschil is, en dat geeft vertrouwen. Omdat 3 van de 5 commissieleden door de AV worden benoemd zijn ze goed bekend met het bestaan van de commissie. We geven daarnaast bij iedere benoeming ook een korte toelichting op de commissie en haar werkzaamheden.

Onze commissie van beroep bestaat uit 6 personen, die met het oog op draagvlak ten aanzien van de besluitvorming juist wel lid moeten zijn van onze coöperatie. Hierbij streven we ernaar dat de commissie een afspiegeling vormt van ons ledenbestand. En leuk om te mogen constateren dat de functie van lid van de commissie van beroep bij Agrico redelijk populair is.

De commissieleden worden op voordracht van de commissie van beroep voor een periode van 4 jaar benoemd (en ontslagen) door de ledenraad. De leden van de commissie ontvangen een vergoeding voor hun werkzaamheden. De commissie van beroep heeft tot taak om in eerste en enige instantie een aan haar voorgelegd geschil tussen een lid of bedrijf enerzijds en een (orgaan of commissie van) de coöperatie anderzijds te beoordelen. Voorwaarde is wel dat dat het betreffende geschil moet voortvloeien of verband moet houden met het onjuist uitvoeren van regelingen uit de statuten en/of het huishoudelijk reglement, dan wel het onjuist uitvoeren van vastgesteld beleid, de Teeltovereenkomst of nadere afspraken die daarvan het gevolg zijn of daarmee samenhangen. Zo bepalen onze statuten dat een lid aan wie het lidmaatschap door de coöperatie wordt opgezegd, binnen een maand in beroep kan gaan bij de commissie van beroep. De commissie van beroep kan zich bij de behandeling van het beroep indien gewenst laten bijstaan door (externe) deskundigen.

Tussen de commissie van beroep en de voorzitters van bestuur en directie vindt jaarlijks een overleg plaats. Doel hiervan is het geven van een toelichting op het beleid en de gang van zaken binnen de coöperatie. Om te bevorderen dat de commissie van beroep goed functioneert indien en zodra aan haar een concreet geschil wordt voorgelegd, hebben we wel eens een proefcasus gedaan. Hier leren we allemaal van.

Bij Agrico hebben we heel bewust gekozen voor het instellen van een commissie van beroep. We beschouwen dit orgaan in feite als het geweten van onze coöperatie. Hoewel de commissie het gelukkig niet druk heeft, hebben we wel eens een kwestie bij de commissie gehad betreffende een opzegging van een lid dat voortdurend klachten kreeg over de kwaliteit van zijn product en daarmee de coöperatie schaadde. Een dergelijke beroepsinstantie vertolkt hiermee de ultieme coöperatieve gedachte.

Gezien mijn ervaringen adviseer ik bij het opstellen van statuten na te denken over nut en noodzaak van een commissie van beroep. In mijn optiek heeft een commissie van beroep absoluut meerwaarde.