Hoe werkt een coöperatie?

Voor een soepel lopende coöperatie is het belangrijk dat duidelijk is wie waarover “gaat”. Dit noemen we de governance. Over welke onderwerpen mag het bestuur besluiten, en wanneer moet het bestuur de leden om goedkeuring vragen, of zelfs de algemene ledenvergadering zelf laten besluiten. De formele invulling van de governance legt u vast in statuten en reglementen. Los van deze formele bevoegdheidsverdeling kan het wenselijk zijn als bestuur, raad van commissarissen en/of leden in een vroeg stadium van de besluitvorming, bijvoorbeeld al in het stadium van de meningsvorming, bij elkaar te rade gaan. 

Goede governance begint met praktische zaken. Zoals de verkiezing van het bestuur en het aftreedschema, hoe werkt het stemrecht, wie heeft tekenbevoegdheid (meestal de voorzitter en/of twee andere bestuursleden). Gaandeweg komt u voor principiële beslissingen te staan. Bijvoorbeeld: u stelt een minimale financiële inleg vast. Maar wat gebeurt er als iemand straks met meer geld deelneemt dan een ander lid? Krijgt hij dan meer stemrecht? Het antwoord op zulke vragen hoort in de statuten te staan, of in het huishoudelijk reglement. Meestal zult u principieel kiezen voor one man one vote. Democratie is immers de kern van coöperatief ondernemen.

Maar dan ontstaat een speciale situatie. Stel, u vraagt uw leden om extra geld voor een speciaal project. Sommige leden doen mee, andere niet. De verdeling van de eventuele winst is meestal geen issue, dat kan naar rato van de inbreng. Maar hebben de leden die niet mee doen net zo veel zeggenschap over dat speciale project? Later, als het bedrijf volledig is ontwikkeld, wordt het makkelijker om investeringen vanuit de coöperatie te doen zonder dat stemrecht een issue vormt. In het begin is dat lastiger. U kunt bijvoorbeeld overwegen om de extra bijdrage te structureren als een lening. De leden zijn dan vrij om al dan niet deel te nemen. Een andere oplossing is om het investeringsproject in een aparte rechtsvorm op te richten. Daarin neemt de coöperatie dan een aandeel, met andere deelnemers.

Een ander punt is: wanneer moet het bestuur alle leden raadplegen? En welke besluiten kan het bestuur zelf nemen? Als het goed is, staat ook dat in de statuten. De praktijk tussen ALV en bestuur zal leren hoe dit functioneert. De bestuurders hebben mandaat en wegen steeds af of zij een beslissing kunnen nemen zonder ledenraadpleging. Wat helpt: druk het in geld uit – tot een bepaald bedrag beslist het bestuur eigenstandig. Ook het instellen van een commissie kan bijdragen aan versterking van de ledenbetrokkenheid. Wat steeds blijft gelden: de leden hebben altijd het laatste woord.