Zelfevaluatie voor coöperatieve organen

De Coöperatie Code adviseert om periodiek het eigen functioneren van Bestuur, Raad van Commissarissen en Ledenraad te evalueren, en waar nodig bij te sturen. Voor Besturen en RvC’s is het raadzaam om dit jaarlijks te doen. Bij een Ledenraad is het aantal keren dat de raad per jaar bijeenkomt bepalend voor de frequentie en diepgang van de evaluatie. Hiernaast adviseert NCR om eens in de drie jaar een evaluatie te laten begeleiden door een externe begeleider.

Maar welke vragen zijn zinnig om te stellen? Om coöperaties in hun evaluatieproces te ondersteunen heeft NCR digitale vragenlijsten ontwikkeld die gebruikt kunnen door bestuurders, commissarissen, ledenraadsleden en/of andere functionarissen om zichzelf en elkaar te evalueren. Het helpt om te reflecteren op zaken als de samenstelling van het orgaan, diens vergadering en agenda, opleidingsbehoefte en het functioneren als team en als individu. Ook is er aandacht voor de rol van de voorzitter, secretariaat en eventuele commissies. De input op deze vragen biedt handvatten om de juiste accenten te leggen in een fysieke bijeenkomst, of kan gebruikt worden als snelle thermometer.

De evaluatie is door respondenten in te vullen op een computer, tablet of smartphone. De vragenlijsten worden periodiek herzien (o.a. op basis van feedback van onze leden) om zo aan te blijven sluiten bij de coöperatieve praktijk.

Elk orgaan kent zijn eigen vragenlijst. NCR heeft op het moment vragenlijsten beschikbaar voor de volgende organen:

Het is hiernaast ook mogelijk een op maat gemaakte evaluatie vorm te geven voor bijvoorbeeld jongerenraden, districtsraden, adviesraden etc. Ook kunnen er vragen gesteld worden aan directieleden. Informeer hiervoor naar de mogelijkheden.

De evaluatie wordt aangepast aan de context van de betreffende coöperatie. Maatwerk is hierbij mogelijk door bijvoorbeeld vragen toe te voegen, weg te laten of anders te formuleren. Ook leent de evaluatie zich om een vijftal extra vragen toe te voegen die relevant zijn voor de coöperatie.

NCR richt in samenwerking met de coöperatie de evaluatie in en nodigt vervolgens respondenten uit. Na afronding van het onderzoek verstuurt NCR een rapportage met de resultaten. Hiernaast ontvangen de respondenten na het invullen van de evaluatie een mail met een kopie van de door hun gegeven antwoorden.

Aanvullend kan NCR op verzoek een samenvattende rapportage opstellen die de uitkomsten van de evaluatie uiteenzet in zaken die goed gaan en zaken die aandacht nodig hebben, geschetst in de context van de gegeven open antwoorden en toelichtingen. Ook is het mogelijk om een vergelijkende rapportage met een voorgaand meetmoment op te stellen, om zo trends inzichtelijk te maken.

Naast de jaarlijkse zelfevaluatie is het raadzaam om iedere 3 jaar een externe begeleider te betrekken bij de evaluatie. Een kritische blik van buiten kan het proces versterken en de voorzitter heeft de handen vrij om zelf deel te nemen aan het gesprek. NCR denkt hier graag over mee en kan indien gewenst de begeleiding verzorgen.

Contact

Voor meer informatie over de zelfevaluatie, de toepassingsmogelijkheden of om direct aan de slag te gaan, kunt u contact opnemen via 030-2840490 of onderzoek@cooperatie.nl