Nieuwe wet aangenomen: Volledig digitaal vergaderen

De Wet digitale algemene vergadering privaatrechtelijke rechtspersonen is op 2 juni 2026 aangenomen door de Eerste Kamer.

Wat verandert er?
Tot nu toe was de fysieke algemene vergadering het wettelijke uitgangspunt. Digitale deelname was slechts beperkt mogelijk: een volledig digitale vergadering was tot nu niet toegestaan. Bovendien moesten de statuten digitaal vergaderen mogelijk maken.

De nieuwe wet introduceert een derde vergadervorm naast de fysieke en hybride vergadering (deels op locatie, deels online): de volledig digitale algemene vergadering. Hierdoor kunnen rechtspersonen ervoor kiezen een algemene vergadering geheel online te organiseren. De regeling geldt voor onder meer besloten vennootschappen, naamloze vennootschappen, coöperaties, verenigingen, verenigingen van eigenaars (VvE’s) en onderlinge waarborgmaatschappijen.

Welke voorwaarden gelden?
Een digitale vergadering moet gelijkwaardig zijn aan een fysieke vergadering.

Men moet:

Deze regels gelden voortaan niet alleen voor volledig digitale vergaderingen, maar worden ook van toepassing op de digitale deelname aan hybride vergaderingen, hetgeen betekent dat voor digitale vergaderingen de voorwaarden worden aangescherpt.

Een belangrijk uitgangspunt is dat er voldoende draagvlak voor digitaal vergaderen aanwezig moet zijn. Daarom moet voor bv’s, nv’s, coöperaties en onderlinge waarborgmaatschappijen de mogelijkheid van volledig digitaal vergaderen in de statuten zijn vastgelegd. Na Covid hebben de meeste organisaties ervoor gezorgd dat hun statuten hybride vergaderen mogelijk maakten. Na inwerkingtreding van de nieuwe wet hoeft hybride vergaderen niet meer in de statuten te staan omdat de wet dit toestaat. Wel dienen de statuten opnieuw beoordeeld te worden op de mogelijkheid om volledig digitaal te kunnen vergaderen. De statuten kunnen daarbij ook aanvullende voorwaarden bevatten, bijvoorbeeld over de vraag wie beslist welke vergadervorm wordt gebruikt of voor welke besluiten digitaal vergaderen mogelijk is.

Oproeping van de leden
Het vereiste dat leden of aandeelhouders eerst moeten instemmen met elektronische oproeping vervalt. In de oproeping moet u voortaan wel duidelijk vermelden hoe men digitaal kan deelnemen en stemmen, en welk communicatiemiddel daarvoor wordt gebruikt.

Overgangsregeling en voorbereiding
Hoewel de wet inmiddels door de Eerste Kamer is aangenomen, is zij nog niet direct van kracht. De wet zal in werking treden op een bij koninklijk besluit te bepalen tijdstip.

Coöperaties, nv’s, bv’s en onderlinge waarborgmaatschappijen die in de toekomst volledig digitaal willen vergaderen, zullen moeten nagaan of hun statuten daarvoor voldoende ruimte bieden. Wanneer dat niet het geval is, kan een statutenwijziging noodzakelijk zijn om van de nieuwe wettelijke mogelijkheid gebruik te kunnen maken.

Vanwege het feit dat voortaan voor hybride vergaderen een extra eis geldt door de verplichting tot tweezijdige audiovisuele communicatie, geldt gedurende één jaar na inwerkingtreding een overgangstermijn waarin rechtspersonen nog volgens de huidige regels kunnen vergaderen.